PRIVACY VERKLARING van KOOR ANAHITA

Versie 28 juni 2018

Vooraf

Koor Anahita, feitelijke vereniging, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gerespecteerd wordt.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de gegevens die we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koor Anahita houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Koor Anahita heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. Er worden ook geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze door u zijn verstrekt.

Als Koor Anahita zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koor Anahita
Spechtweg 1
3140 Keerbergen
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
telefoon : 0475 76 25 60

AAN WIE IS DEZE PRIVANCYVERKLARING GERICHT ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle leden van het koor Anahita, deelnemers aan concerten en activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

WAARVOOR VERWERKEN WIJ WELKE PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden door koor Anahita verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Onze ledenadministratie en onze dienstverlening en algemene communicatie aan de leden van het koor.
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten.
  • Nieuwsbrieven en e-mailverkeer.
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor bijzondere activiteiten.
  • Contactname in geval van wijziging van repetitiekalender.
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

 Voor zover de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
  • Aanwezigheid op de repetities
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames van concerten/toonmomenten)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. via inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

AL DAN NIET VERSTREKKEN VAN GEGEVENS DOOR UZELF

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.  Met uitzondering van:

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN - VERWERKERS

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting, ..).
  • Het verzekeren van onze leden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

VERSTREKKING AAN DERDEN - ONTVANGERS

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • com hosting voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting, ..).
  • Koor en Stem vzw, voor de verzekering van onze leden
  • Subsidiërende overheden van de Vlaamse Gemeenschap en de gemeente Keerbergen.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

BEWAARTERMIJN

Koor Anahita bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Koor Anahita verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, de samenwerking of de deelname aan een activiteit.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Koor Anahita van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een firewall.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op de verwijdering van de persoonsgegeven  die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

WIJZIGINGEN AAN ONZE PRIVACYVERKLARING

Koor Anahita kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

Keerbergen
28 juni 2018